LISTAS DE DATOS

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

* Ordenar la lista.
* Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.
* Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
* Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Crear una Lista
1. Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista. (Seleccione toda la información de la tabla, desde apellidos y nombres,
hasta la última información que nos pidieron).
2. Active el menú Datos, escoja Lista, luego la opción
Crear lista.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
3. Active la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
4. Hacer clic en Aceptar.
5. Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista
Con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.
Podemos observar:
La primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante
La fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros
La última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder (Datos, lista, fila total).
Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).

6. Modificar los datos de una lista:
Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Ubíquese en el sitio donde está el asterisco *, ingrese otras 5 personas.

7. Utilizando un formulario de datos:
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la información, más una lista de botones en la parte derecha del formulario para interactuar con él.
Disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

Utilizando el botón nuevo, ingrese otras 5 personas a su lista de datos
Active el botón criterios y escriba en cualquiera de los campos un dato, por ejemplo: en edad digite 15 y luego active el botón buscar siguiente y así sucesivamente hasta que le muestre todas las personas que tienen esta misma edad.
Haga más ejercicios con el botón criterios y analice las respuestas que da el sistema.

Ordenar una lista de datos
A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar una lista por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder al menú Datos y escoger la opción Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.

1. Duplique en la hoja 2, 3 y 4, la información que tiene sobre el listado de personas y sus datos personales.
2. Hoja1. Ubíquese en el encabezado de columna “apellidos y nombres”, active el menú de Datos, y la opción Ordenar… Ordene esta columna en forma ascendente.
3. Hoja2. Ubíquese en el encabezado de columna “apellidos y nombres”, active el menú de Datos, y la opción Ordenar… Ordene esta columna en forma descendente.
4. Hoja3. Ubíquese en el encabezado de columna “edad” y ordene en forma descendente.
5. Hoja4. Ubíquese en el encabezado de columna “edad” y ordene ascendentemente y en el segundo criterio escoja apellidos y nombres en forma ascendente.

Filtros
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros o mirar algún dato en especial que nos interese.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Autofiltro.
- Utilizando filtros avanzados.

Utilizando el Autofiltro

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos

Si por algún motivo no aparecieron, nos ubicamos en un encabezado de columna, vamos al menú Datos -- Filtro --Autofiltro) y automáticamente se activan.
Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo “Apellidos y nombre”, nos aparece un menú desplegable como el de la figura anterior, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos un apellido y nombre de la lista, Excel filtrará todos los registros que tengan ese apellido y nombre, las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color (se pone azul, eso indique que esa columna esta filtrada y tiene más información oculta).
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la columna.

Diez mejores…

Esta opción de filtro solo se le puede aplicar a los datos tipo numérico y es para encontrar las cantidades más altas o bajas de una lista. El diez se puede cambiar el número de registros que me interese buscar, por ejemplo las 3 personas que tienen mayor edad o las dos 5 personas que tienen menor edad.
Ubíquese en el encabezado de “Edad”, haga clic en la flecha del filtro, active los diez mejores…
Deje superiores, cambie por el número 3 y deje elementos, presione aceptar. Este mostrará las tres personas que más edad tienen, si hay 4 o más personas que cumplen ese filtro, no aparecerán tres, sino más personas.
En ese mismo encabezado active la opción todas, para volver a visualizarlos todos. Encuentre las cinco personas que tienen menor edad.
Escoja otros encabezados de columnas y haga otros cinco ejercicios con esta opción: diez mejores…Los resultados los va copiando en la parte inferior de la hoja, para tener evidencia del trabajo realizado.

Autofiltro personalizado

Esta opción de filtro, se aplica tanto a los datos tipo texto como a los datos tipo numérico. Con el cuadro que le proporciona el programa al activar esta opción, se puede encontrar información más detallada de una lista de datos, por ejemplo: El nombre de las personas que terminan en “a”, las personas que tienen edades mayores de 20, las personas que tienen unos ingresos entre $500.000 y $1.000.000, entre otros ejemplos.

Ejercicios:

Para los siguientes ejercicios ubíquese en la Hoja2 y los resultados que vaya filtrando los copia y los pega en la parte inferior de la hoja.

1. Ubíquese en el encabezado de “apellidos y nombre”, active el cuadro Autofiltro personalizado, en la primera casilla escoja la opción comienza por y al frente digite la letra “g”, para que el sistema busque todos los apellidos que empiezan por “g”. En el conector, active la opción “O” y en la segunda casilla escoja termina con, al frente digite la letra “a”, para que el sistema busque los nombres que terminan con “a” y presione aceptar. Observe que en el resultado muestran todos los apellidos que empiezan por “g” o los nombres que terminan con “a”.

2. Sin quitar el filtro anterior vaya al encabezado de columna de edad y filtre todas las personas que tienen 15 años.
Note que solo deben registrarse las que sus apellidos empiezan por “g” o su nombre termina con “a” y que tienen 15 años.

3. En el encabezado de Edad, en la flecha de filtro, escoja la opción (todas) y luego en el encabezado de apellidos y nombre, active la opción (todas), para que se vuelvan a mostrar todas las personas que integran la lista.

4. En la Hoja3. Realice otros 5 ejercicios, utilizando diferentes encabezados de columna y distintas opciones del cuadro de Autofiltro personalizado.